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政策# 5.13 
主题: 设施使用及租用


I. 目的

本政策的目的是制定使用和/或租用会议设施的政策, 会议及特别活动(不包括学术教学安排).


II. 参考文献

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3. 定义

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IV. 政策

  1. 一般的政策
    1. 事件服务, 这是哈佛大学校友和社区关系部门的一个部门, 负责猎人会议中心和相关山地中心的日常运作. 活动服务也作为所有校园设施使用的调度和协调的联络点, 但以学术教学为目的的教室安排除外. 会议, 会议, 营地, 以及各种类型的事件, 包括学生活动, 在南犹他大学校园举行的活动将通过活动服务安排.

      除了, 活动服务人员负责预定校园设施的客户的需求. 这包括但不限于:
      1. 设施管理的建立和清理
      2. 音频/视频和技术需要
      3. 食品服务
      4. 计费
      5. 安全需求和安全问题
    2. 活动服务将评估适当的费用,以弥补实际的直接成本,包括但不限于额外的人工, 设备及资源. 行政费用,以及以下分类中列出的租金也可能适用. 根据收到预订时所提供的信息, 将提供一项估计数.
    3. 大学和活动服务部门保留更改已确认预约的权利,以促进校园资源的最适当利用. 安全问题也可能被考虑. 大学保留因不可预见的冲突或其他谨慎原因而取消或重新安排活动的权利. 通过特殊例外,总统的办公室可以取代政策,程序和费用.
  2. 事件和用户分类
    1. 校园活动
      1. 校园活动是指由学生举办的活动, 教师, 或大学的工作人员为苏社区的成员,包括学生, 教职员及职员. (见第四节).B.1.b. 这些活动可能包括也可能不包括公众. 校园活动 normally incur no rental fee; however, direct charges apply, i.e. 食物,校园住宿,视听,技术人员等. 校园活动不收取任何行政费用.
      2. 例外:某些部门是, 因为他们的责任, 要求举办活动,为苏提供明确的利益, 但不直接为学生服务, 教师, 或员工. 前提是这类活动是警局使命的一部分, 在授权文件中或在雇员的直接责任范围内概述, 它们可以被归类为校园活动. 例子包括, 但并不局限于, 校友, 与大学发展和体育相关的筹款活动.
      3. 有招聘组成部分的个别部门活动被归类为校园赞助活动(见第四节).B.2.).
      4. 在支持专业发展和承认增值时,教师和员工与他们相应的国家专业协会结盟, 会议 held on campus for such groups will not be subject to rental charges or administrative fees; however, 州协会会议或标准房间设置以外的需求将遵守以下校园赞助活动标准.
    2. 校园赞助活动

      校园赞助活动有以下两种定义:
      1. 校园和校外实体之间正式的专业合作伙伴关系的结果被归类为校园赞助. 如果一个不直接隶属于大学的团体与校园项目有持续的关系, 服务或部门, 团体可享有25%的房费/设施费折扣. 这种关系必须由校园主任/附属项目的院长正式证明, 服务或部门. 这封信应该概述关系的性质和持续时间以及所增加的价值. 确认的伙伴关系将需要审查,并在拨款时每12个月更新一次. AG体育将收取直接费用和行政费用. 才有资格享受折扣, 一名或多名苏大员工/学生必须参与整个活动.
      2. 由大学成员赞助或主办的活动,目的可能与他们的直接责任或角色直接相关,也可能不直接相关,主要观众(参与者)不是苏大学生, 教职员. 适用直接收费和行政费用. 楼面租金可打七五折. 例子包括, 但不限于:学术高中会议或比赛和在职培训的专业人士.
    3. 外部事件

      外部事件被定义为涉及一个组的事件, 与本校无关之组织或个人. 在这种情况下, 使用这些设施和服务对一个人的事业有直接的好处, 独立于大学及其使命. 这些活动的价格足以支付所有费用, 包括直接收费, 设施租金和行政费用由活动服务部门决定. 此类事件包括, 但并不局限于, 家庭团聚, 婚礼, 商务会议, 企业撤退, 以及社区活动.

      活动事务执行主任可在特殊情况下对分类作出例外规定,或可将请求提交活动事务咨询委员会审查. (见第四节).C.)
    4. 非牟利或慈善社区活动

      非牟利或慈善组织可以保留的空间和服务,如有可用. 证明为非营利机构后,可享受25%的设施折扣. 所有直接费用包括餐饮、劳动和行政费用.
    5. 铁县学校

      根据苏大学和铁县学区(ICSD)之间的互惠协议, 与本会使命有直接关系的活动或活动的租金,并须经本会领导层批准, 将被豁免. 直接收费,如餐饮、劳动和行政费用.
  3. 活动服务谘询委员会
    1. 当一个组想要挑战其用户分类时, 可要求由校园代表组成的活动服务谘询委员会进行检讨(见第四章).C.4.). 委员会的决定是最终决定.
    2. 事件服务咨询委员会旨在向事件服务办公室提供有关政策的反馈, 程序及收费结构.
    3. 除了, 委员会将审查豁免费用的请求,并向执行主任提供反馈, 策略的例外和事件的重新分类.
    4. 委员会成员包括:
      1. 学院代表(1)-由学院评议会任命
      2. 职员代表(1)-由职员协会委任
      3. 学生代表(1)-由素SA/STIL指定
      4. 设施管理(1)代表-由设施副总裁任命
      5. 雪松城/Brian主管旅游局(1)
      6. 集中调度总监(主席)
      7. 来自大学警察和学生参与和领导的代表, 除了活动服务执行董事之外, 担任无表决权当然成员.
  4. 沙湾史密斯学生中心(SSSC)的优先次序安排
    1. 南犹他大学 student organizations are afforded the privilege of having first priority in scheduling the Sharwan Smith Student Center because of the financial support of the building provided by enrolled students through their student fees; therefore, SSSC中事件/程序空间的调度是基于以下优先级系统完成的:

      优先考虑:认可的学生组织
      第二优先:苏大的教职员工
      第三优先级:校外团体

      这一优先级适用于5月31日之前提交的所有下一学年活动申请. 5月31日后,所有申请将以先到先得的方式获得批准.
    2. 在认可的学生组织内(优先级以上), 以下调度层次结构适用:

      第一优先:素SA学生活动委员会
      第二优先事项:素SA执行委员会,参议院和俱乐部 & 学生领导
      第三优先事项:素SA注册学生组织
    3. 而校园内外的实体可以在5月31日截止日期之前提交即将到来的一年的SSSC预订请求, 这些请求只会被考虑, 第一次来的时候, 先得先得, 在学生组织申请(5月31日前提交)经过考虑和安排后, 如果合适的话.
    4. 这种优先系统的例外情况可由学生参与和领导主任酌情决定, 与活动服务执行董事和素SA主席协商.
    5. 本政策的例外情况包括但不限于:
      1. 有大学传统的活动,比如返校节, 家庭周末, 以及通常每年举行的创始人日.
      2. AG体育平台活动需要提前策划和营销.
      3. 为确保演讲者和/或与其他实体联合举办的巡回活动需要一年以上计划的会议/会议.
      4. 管理事件(通常是一些紧急事件).
  5. 校园政策应用

    调度没有任何例外, 折现, 或者优先安置任何群体, 支持的, 或隶属于大学,除非在本政策中特别说明,并得到活动服务和/或活动服务咨询委员会的支持.

V. 相关表格/链接


VI. 问题/负责办公室

本政策的负责机构为 负责校友和社区关系的副总裁. 有关本政策的问题,请联系 客人服务.


7. 策略采用和修改日期

批准日期: 二五年九月二十三日

修改: 二六年五月六日; 二八年十二月三日; 2011年8月19; March 22, 2012